Tout ce que tu peux faire sur WhatsApp

Ce que tu peux demander

Écris «Hola» au numéro d’Oxpea et un menu t’indique ce que tes permissions te laissent faire. Ensuite, avec tes mots, avec des fautes et dans n’importe quelle langue :

• Consultations et revenus : «Combien d’arrivées aujourd’hui ?», «Occupation de cette semaine», «Combien a-t-on encaissé ce mois-ci ?».
• Réservations, par le nom du client : «Déplace la réservation d’Ana García à jeudi», «Annule celle de Marta Ruiz», «Note sur la réservation de Marta Ruiz qu’ils arrivent en voiture». Aussi créer une réservation, ajouter ou retirer des extras et envoyer le lien de check-in.
• Prix, saisons et offres : «À combien est la double samedi ?», «Mets la double à 150 € samedi», «Augmente de 10 % les week-ends de novembre».
• Factures : «Quelles factures restent à émettre ?», «Émets la facture d’Ana García», «Envoie-lui la facture par e-mail».
• Boîte de réception et avis : «Des messages non lus ?», «Réponds à Laura que oui, il y a un lit bébé», «Rédige la réponse à l’avis de Laura».
• Site, canaux et fiche de l’hôtel : «Change l’horaire de la réception à 8-22», «Publie le site», «Comment vont mes canaux ?», «Nous acceptons maintenant les animaux».
• Rapports en image : «Où en est la marge ce mois-ci ?», «Rapport d’occupation», «Le rapport du mois». Ils arrivent en image, avec les chiffres en texte dessous.
• Photos et vocaux : une photo d’un incident («la douche de la 204 goutte») ou une photo pour la galerie de ton site, et des vocaux au lieu d’écrire.

Conseils

• Tu peux envoyer plusieurs phrases d’affilée : le copilote les lit ensemble. Si tu ne sais pas comment demander quelque chose, écris «Ayuda».

Comment fonctionne «Confirmar»

Quand tu demandes un changement, le copilote ne le fait PAS : il t’envoie une fiche avec ce qui changerait (avec l’avant et l’après pour les prix et les textes) et deux boutons, «Confirmar» et «No». Il ne s’applique que lorsque tu touches «Confirmar», et la fiche expire au bout de 10 minutes. Ce qui n’est pas un changement (consultations, rapports) ne demande rien.

S’il s’agit d’argent, d’un message à un client, d’une facture ou d’un gros changement de prix, il y a une seconde vérification : après «Confirmar», tu reçois «Última comprobación» (dernière vérification) avec «Sí, aplicar» et «No».

Le PIN pour le sensible

Certains changements demandent ton mot de passe dans le panneau. Sur WhatsApp, ils demandent ton PIN à 6 chiffres : prix en bloc, saisons, offres, règles par canal, paiements, factures rectificatives, remboursements par la passerelle et prélèvements de garantie. Après «Sí, aplicar», le copilote dit «envoie-moi ton PIN» ; tu l’envoies et c’est appliqué.

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   Crée-le une fois

   Dans Configuración → Equipo y seguridad → Equipo, sous «Tu móvil», clique sur «Poner PIN» et choisis 6 chiffres (123456, 111111, les dates et les répétitions sont refusés). Le changer ou le retirer demande le mot de passe du panneau.

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   Envoie-le quand il le demande

   Seulement le PIN, sans autre texte. Le message n’est pas conservé : dans l’historique il reste ••••••.

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   Cinq échecs le bloquent

   Il est bloqué 30 minutes, le copilote n’applique rien et te prévient sur WhatsApp. Sans PIN défini, le copilote te dit d’en créer un et ne fait rien.

Ce qui ne se fait jamais sur WhatsApp

• Les envois à l’AEAT (Verifactu) et les fiches de voyageurs à SES.Hospedajes : ce sont des démarches officielles qui se vérifient à l’écran.
• Les accès et l’équipe : création d’utilisateurs, rôles, modules et domaine du site.
• Les identifiants et connexions : mots de passe, clés de canaux, Stripe et certificats. Le copilote ne les voit pas et ne les demande pas.
• Supprimer des données de l’hôtel (photos du site, fils, périodes de campagne…), changer en masse les réglages de messagerie et lancer des campagnes aux clients.
• Les données d’identité des clients (carte d’identité, passeport) : le client les remplit sur son lien de check-in.

Permissions par personne

Chaque membre de l’équipe ne voit et ne demande que ce qui le concerne. Son rôle fixe le plafond et l’administrateur peut désactiver des groupes en dessous dans Configuración → Equipo y seguridad → Equipo, sous «Permisos» de WhatsApp : consulter, créer des réservations, modifier, prix, répondre aux clients, opérations (ménage et maintenance), finances, site et fiche de l’hôtel.

• Une femme de chambre peut marquer des chambres propres et ouvrir un incident, mais ne voit ni factures ni prix.
• La réception peut consulter, créer et modifier des réservations et répondre, mais ne change ni le site ni la fiche de l’hôtel.
• Si tu demandes quelque chose sans permission, le copilote dit «demande-le à l’administrateur de l’hôtel» et ne fait rien.
• Chacun choisit ses alertes (nouvelle réservation, annulation, résumé du jour) et si elles arrivent sur WhatsApp, par e-mail ou les deux.

Vocaux et photos

Un vocal fonctionne comme un message écrit (il est transcrit), aussi pour les changements avec «Confirmar». Une photo va avec sa phrase : «la douche de la 204 goutte» ouvre l’incident avec la photo, qui est privée et n’arrive jamais sur le site ; «mets cette photo dans la galerie du site» l’envoie à la galerie après «Confirmar», et dit où elle ira.