Tudo o que podes fazer no WhatsApp

O que podes pedir

Escreve «Hola» ao número da Oxpea e recebes um menu com o que as tuas permissões deixam fazer. Depois, com as tuas palavras, com gralhas e em qualquer idioma:

• Consultas e receitas: «Quantas chegadas há hoje?», «Ocupação desta semana», «Quanto faturámos este mês?».
• Reservas, pelo nome do hóspede: «Muda a reserva da Ana García para quinta», «Cancela a da Marta Ruiz», «Anota na reserva da Marta Ruiz que chegam de carro». Também criar uma reserva, adicionar ou tirar extras e enviar o link de check-in.
• Preços, épocas e ofertas: «A quanto está o duplo no sábado?», «Põe o duplo a 150 € no sábado», «Sobe 10 % os fins de semana de novembro».
• Faturas: «Que faturas faltam emitir?», «Emite a fatura da Ana García», «Manda-lhe a fatura por e-mail».
• Caixa de entrada e avaliações: «Tenho mensagens por ler?», «Responde à Laura que sim, há berço», «Redige a resposta à avaliação da Laura».
• Site, canais e ficha do hotel: «Muda o horário da receção para 8-22», «Publica o site», «Como vão os meus canais?», «Agora aceitamos animais».
• Relatórios em imagem: «Como vai a margem este mês?», «Relatório de ocupação», «O relatório do mês». Chegam como imagem, com os números em texto por baixo.
• Fotos e notas de voz: uma foto de uma avaria («o duche do 204 pinga») ou uma foto para a galeria do site, e notas de voz em vez de escrever.

Conselhos

• Podes mandar várias frases seguidas: o copiloto lê-as juntas. Se não sabes como pedir algo, escreve «Ayuda».

Como funciona «Confirmar»

Quando pedes uma alteração, o copiloto NÃO a faz: manda-te um cartão com o que mudaria (com o antes e o depois em preços e textos) e dois botões, «Confirmar» e «No». Só se aplica ao tocares em «Confirmar», e o cartão caduca aos 10 minutos. O que não é uma alteração (consultas, relatórios) não pede nada.

Se for dinheiro, uma mensagem a um hóspede, uma fatura ou uma grande alteração de preço, há uma segunda verificação: depois de «Confirmar» sai «Última comprobación» (última verificação) com «Sí, aplicar» e «No».

O PIN para o delicado

Algumas alterações pedem a tua palavra-passe no painel. No WhatsApp pedem o teu PIN de 6 dígitos: preços em bloco, épocas, ofertas, regras por canal, pagamentos, faturas retificativas, reembolsos pela passerelle e cobranças de garantia. Depois de «Sí, aplicar», o copiloto diz «escreve-me o teu PIN»; escreves e aplica-se.

1. 1

   Define-o uma vez

   Em Configuración → Equipo y seguridad → Equipo, em «Tu móvil», clica em «Poner PIN» e escolhe 6 dígitos (123456, 111111, datas e repetições são recusados). Mudá-lo ou tirá-lo pede a palavra-passe do painel.

2. 2

   Escreve-o quando o pedir

   Só o PIN, sem mais texto. A mensagem não se guarda: no histórico fica ••••••.

3. 3

   Cinco erros bloqueiam-no

   Fica bloqueado 30 minutos, o copiloto não aplica nada e avisa-te no WhatsApp. Sem PIN definido, o copiloto diz-te que o definas e não faz nada.

O que nunca se faz no WhatsApp

• Envios à AEAT (Verifactu) e partes de viajantes ao SES.Hospedajes: são trâmites oficiais que se revêem no ecrã.
• Acessos e equipa: criação de utilizadores, funções, módulos e o domínio do site.
• Credenciais e ligações: palavras-passe, chaves de canais, Stripe e certificados. O copiloto não as vê nem as pede.
• Apagar dados do hotel (fotos do site, conversas, períodos de campanha…), alterações em massa das definições de mensagens e campanhas a hóspedes.
• Dados de identidade dos hóspedes (cartão de cidadão, passaporte): o hóspede preenche-os no seu link de check-in.

Permissões por pessoa

Cada pessoa da equipa vê e pede só o que lhe cabe. A sua função define o teto e o administrador pode desligar grupos abaixo dele em Configuración → Equipo y seguridad → Equipo, em «Permisos» do WhatsApp: consultar, criar reservas, modificar, preços, responder a hóspedes, operação (limpeza e manutenção), finanças, site e ficha do hotel.

• Uma camareira pode marcar quartos limpos e abrir uma avaria, mas não vê faturas nem preços.
• A receção pode consultar, criar e modificar reservas e responder, mas não muda o site nem a ficha do hotel.
• Se pedires algo sem permissão, o copiloto diz «pede ao administrador do hotel» e não faz nada.
• Cada pessoa escolhe os seus avisos (nova reserva, cancelamento, resumo do dia) e se chegam por WhatsApp, por e-mail ou pelos dois.

Notas de voz e fotos

Uma nota de voz funciona como uma mensagem escrita (é transcrita), também para as alterações com «Confirmar». Uma foto vai com a sua frase: «o duche do 204 pinga» abre a avaria com a foto, que é privada e nunca chega ao site; «põe esta foto na galeria do site» sobe-a à galeria depois de «Confirmar» e diz onde ficará.