Todo lo que puedes hacer por WhatsApp

Qué puedes pedir

Escribe «Hola» al número de Oxpea y te sale un menú con lo que tus permisos te dejan hacer. Después, con tus palabras, con erratas y en cualquier idioma:

• Consultas e ingresos: «¿Cuántas llegadas hay hoy?», «Ocupación de esta semana», «¿Cuánto hemos ingresado este mes?».
• Reservas, por el nombre del huésped: «Mueve la reserva de Ana García al jueves», «Cancela la de Marta Ruiz», «Apunta en la reserva de Marta Ruiz que llegan en coche». También crear una reserva, añadir o quitar extras y mandar el enlace de check-in.
• Precios, temporadas y ofertas: «¿A cuánto está la doble el sábado?», «Pon la doble a 150 € el sábado», «Sube un 10 % los fines de semana de noviembre».
• Facturas: «¿Qué facturas faltan por emitir?», «Emite la factura de Ana García», «Mándale la factura por correo».
• Bandeja y reseñas: «¿Tengo mensajes sin leer?», «Respóndele a Laura que sí hay cuna», «Redacta la respuesta a la reseña de Laura».
• Web, canales y ficha del hotel: «Cambia el horario de recepción a 8-22», «Publica la web», «¿Cómo van mis canales?», «Ahora aceptamos mascotas».
• Informes como imagen: «¿Cómo va el margen este mes?», «Informe de ocupación», «El informe del mes». Llegan como imagen, con las cifras en texto debajo.
• Fotos y notas de voz: una foto de una incidencia («la ducha de la 204 gotea») o una foto para la galería de tu web, y audios en vez de escribir.

Consejos

• Puedes mandar varias frases seguidas: el copiloto las lee juntas. Si no sabes cómo pedir algo, escribe «Ayuda».

Cómo funciona «Confirmar»

Cuando pides un cambio, el copiloto NO lo hace: te manda una tarjeta con lo que cambiaría (con el antes y el después en precios y textos) y dos botones, «Confirmar» y «No». Solo al pulsar «Confirmar» se aplica, y la tarjeta caduca a los 10 minutos. Lo que no es un cambio (consultar, informes) no pide nada.

Si es dinero, un mensaje a un huésped, una factura o un cambio grande de precio, hay una segunda comprobación: tras «Confirmar» sale «Última comprobación» con «Sí, aplicar» y «No».

El PIN para lo delicado

Hay cambios que en el panel piden tu contraseña. Por WhatsApp piden tu PIN de 6 cifras: precios en bloque, temporadas, ofertas, reglas por canal, pagos, rectificativas, devoluciones por la pasarela y cobros de garantía. Tras «Sí, aplicar» el copiloto te dice «escríbeme tu PIN»; lo escribes y se aplica.

1. 1

   Ponlo una vez

   En Configuración → Equipo y seguridad → Equipo, en «Tu móvil», pulsa «Poner PIN» y elige 6 cifras (no valen 123456, 111111, fechas ni repeticiones). Cambiarlo o quitarlo te pide la contraseña del panel.

2. 2

   Escríbelo cuando te lo pida

   Solo el PIN, sin más texto. El mensaje no se guarda: en el historial queda como ••••••.

3. 3

   Cinco fallos lo bloquean

   Se bloquea 30 minutos, el copiloto no aplica nada y te avisa por WhatsApp. Sin PIN puesto, el copiloto te dice que lo pongas y no hace nada.

Lo que nunca se hace por WhatsApp

• Envíos a la AEAT (Verifactu) y partes de viajeros a SES.Hospedajes: son trámites oficiales que se revisan en pantalla.
• Accesos y equipo: altas de usuarios, roles, módulos y el dominio de la web.
• Credenciales y conexiones: contraseñas, claves de canales, Stripe y certificados. El copiloto no las ve ni las pide.
• Borrar datos del hotel (fotos de la web, hilos, periodos de campaña…), cambios masivos de ajustes de mensajería y campañas a huéspedes.
• Datos de identidad de huéspedes (DNI, pasaporte): los rellena el huésped en su enlace de check-in.

Permisos por persona

Cada persona del equipo ve y pide solo lo que le toca. Su rol pone el techo y el administrador puede apagar grupos por debajo de él en Configuración → Equipo y seguridad → Equipo, en «Permisos» de WhatsApp: consultar, crear reservas, modificar, precios, responder a huéspedes, operativa (limpieza y mantenimiento), finanzas, web y ficha del hotel.

• Una camarera de pisos puede marcar habitaciones limpias y abrir una incidencia, pero no ve facturas ni precios.
• Recepción puede consultar, crear y modificar reservas y responder, pero no cambia la web ni la ficha del hotel.
• Si pides algo sin permiso, el copiloto te dice «pídeselo al administrador del hotel» y no hace nada.
• Cada persona elige sus avisos (nueva reserva, cancelación, resumen del día) y si le llegan por WhatsApp, por correo o por los dos.

Notas de voz y fotos

Una nota de voz funciona como un mensaje escrito (se transcribe), también para los cambios con «Confirmar». Una foto va con su frase: «la ducha de la 204 gotea» abre la incidencia con la foto, que es privada y nunca llega a la web; «pon esta foto en la galería de la web» la sube a la galería tras «Confirmar», y dice dónde irá.