Tutto quello che puoi fare su WhatsApp

Cosa puoi chiedere

Scrivi «Hola» al numero di Oxpea e ricevi un menu con ciò che i tuoi permessi ti lasciano fare. Poi, con parole tue, con errori e in qualsiasi lingua:

• Consultazioni e incassi: «Quanti arrivi ci sono oggi?», «Occupazione di questa settimana», «Quanto abbiamo incassato questo mese?».
• Prenotazioni, dal nome dell’ospite: «Sposta la prenotazione di Ana García a giovedì», «Cancella quella di Marta Ruiz», «Annota nella prenotazione di Marta Ruiz che arrivano in auto». Anche creare una prenotazione, aggiungere o togliere extra e mandare il link di check-in.
• Prezzi, stagioni e offerte: «Quanto costa la doppia sabato?», «Metti la doppia a 150 € sabato», «Alza del 10 % i weekend di novembre».
• Fatture: «Quali fatture restano da emettere?», «Emetti la fattura di Ana García», «Mandale la fattura per e-mail».
• Posta in arrivo e recensioni: «Ho messaggi non letti?», «Rispondi a Laura che sì, c’è una culla», «Scrivi la risposta alla recensione di Laura».
• Sito, canali e scheda dell’hotel: «Cambia l’orario della reception in 8-22», «Pubblica il sito», «Come vanno i miei canali?», «Ora accettiamo animali».
• Report come immagine: «Come va il margine questo mese?», «Report di occupazione», «Il report del mese». Arrivano come immagine, con le cifre in testo sotto.
• Foto e vocali: una foto di un guasto («la doccia della 204 gocciola») o una foto per la galleria del sito, e vocali invece di scrivere.

Consigli

• Puoi mandare più frasi di seguito: il copilota le legge insieme. Se non sai come chiedere qualcosa, scrivi «Ayuda».

Come funziona «Confirmar»

Quando chiedi un cambiamento, il copilota NON lo fa: ti manda una scheda con ciò che cambierebbe (con prima e dopo per prezzi e testi) e due pulsanti, «Confirmar» e «No». Si applica solo quando tocchi «Confirmar», e la scheda scade dopo 10 minuti. Ciò che non è un cambiamento (consultazioni, report) non chiede nulla.

Se si tratta di denaro, di un messaggio a un ospite, di una fattura o di un grande cambio di prezzo, c’è un secondo controllo: dopo «Confirmar» arriva «Última comprobación» (ultimo controllo) con «Sí, aplicar» e «No».

Il PIN per le cose delicate

Alcuni cambiamenti nel pannello chiedono la tua password. Su WhatsApp chiedono il tuo PIN di 6 cifre: prezzi in blocco, stagioni, offerte, regole per canale, pagamenti, fatture rettificative, rimborsi tramite il gateway e addebiti di garanzia. Dopo «Sí, aplicar» il copilota dice «scrivimi il tuo PIN»; lo scrivi e si applica.

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   Impostalo una volta

   In Configuración → Equipo y seguridad → Equipo, sotto «Tu móvil», clicca su «Poner PIN» e scegli 6 cifre (123456, 111111, date e ripetizioni vengono rifiutati). Cambiarlo o toglierlo chiede la password del pannello.

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   Scrivilo quando te lo chiede

   Solo il PIN, senza altro testo. Il messaggio non viene conservato: nella cronologia resta ••••••.

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   Cinque errori lo bloccano

   Resta bloccato 30 minuti, il copilota non applica nulla e ti avvisa su WhatsApp. Senza PIN impostato, il copilota ti dice di impostarne uno e non fa nulla.

Ciò che non si fa mai su WhatsApp

• Invii all’AEAT (Verifactu) e comunicazioni dei viaggiatori a SES.Hospedajes: sono pratiche ufficiali che si controllano a schermo.
• Accessi e team: creazione di utenti, ruoli, moduli e dominio del sito.
• Credenziali e connessioni: password, chiavi dei canali, Stripe e certificati. Il copilota non le vede né le chiede.
• Cancellare dati dell’hotel (foto del sito, conversazioni, periodi di campagna…), modifiche in massa delle impostazioni di messaggistica e campagne agli ospiti.
• Dati di identità degli ospiti (carta d’identità, passaporto): li compila l’ospite sul suo link di check-in.

Permessi per persona

Ogni persona del team vede e chiede solo ciò che le spetta. Il suo ruolo fissa il tetto e l’amministratore può spegnere gruppi al di sotto in Configuración → Equipo y seguridad → Equipo, sotto «Permisos» di WhatsApp: consultare, creare prenotazioni, modificare, prezzi, rispondere agli ospiti, operatività (pulizie e manutenzione), finanze, sito e scheda dell’hotel.

• Una cameriera ai piani può segnare le camere pulite e aprire un guasto, ma non vede fatture né prezzi.
• La reception può consultare, creare e modificare prenotazioni e rispondere, ma non cambia il sito né la scheda dell’hotel.
• Se chiedi qualcosa senza permesso, il copilota dice «chiedilo all’amministratore dell’hotel» e non fa nulla.
• Ognuno sceglie i suoi avvisi (nuova prenotazione, cancellazione, riepilogo del giorno) e se arrivano su WhatsApp, per e-mail o entrambi.

Vocali e foto

Un vocale funziona come un messaggio scritto (viene trascritto), anche per i cambiamenti con «Confirmar». Una foto va con la sua frase: «la doccia della 204 gocciola» apre il guasto con la foto, che è privata e non arriva mai al sito; «metti questa foto nella galleria del sito» la carica nella galleria dopo «Confirmar» e dice dove andrà.