Alles, was du per WhatsApp tun kannst

Was du verlangen kannst

Schreibe «Hola» an die Oxpea-Nummer und du bekommst ein Menü mit dem, was deine Berechtigungen erlauben. Danach mit deinen Worten, mit Tippfehlern und in jeder Sprache:

• Abfragen und Umsatz: «Wie viele Anreisen gibt es heute?», «Auslastung dieser Woche», «Wie viel haben wir diesen Monat eingenommen?».
• Buchungen, über den Namen des Gastes: «Verschiebe die Buchung von Ana García auf Donnerstag», «Storniere die von Marta Ruiz», «Notiere bei der Buchung von Marta Ruiz, dass sie mit dem Auto kommen». Auch eine Buchung anlegen, Extras hinzufügen oder entfernen und den Check-in-Link senden.
• Preise, Saisons und Angebote: «Wie viel kostet das Doppelzimmer am Samstag?», «Setze das Doppelzimmer am Samstag auf 150 €», «Erhöhe die Wochenenden im November um 10 %».
• Rechnungen: «Welche Rechnungen sind noch auszustellen?», «Stelle die Rechnung von Ana García aus», «Schick ihr die Rechnung per E-Mail».
• Posteingang und Bewertungen: «Habe ich ungelesene Nachrichten?», «Antworte Laura, dass es ein Babybett gibt», «Entwirf die Antwort auf Lauras Bewertung».
• Website, Kanäle und Hotelprofil: «Ändere die Rezeptionszeiten auf 8-22», «Veröffentliche die Website», «Wie laufen meine Kanäle?», «Wir erlauben jetzt Haustiere».
• Berichte als Bild: «Wie läuft die Marge diesen Monat?», «Auslastungsbericht», «Der Monatsbericht». Sie kommen als Bild, die Zahlen stehen darunter als Text.
• Fotos und Sprachnachrichten: ein Foto von einer Störung («die Dusche in 204 tropft») oder ein Foto für die Galerie deiner Website, und Sprachnachrichten statt Tippen.

Tipps

• Du kannst mehrere Sätze hintereinander schicken: Der Copilot liest sie zusammen. Wenn du nicht weißt, wie du etwas verlangst, schreibe «Ayuda».

So funktioniert «Confirmar»

Wenn du eine Änderung verlangst, führt der Copilot sie NICHT aus: Er schickt dir eine Karte mit dem, was sich ändern würde (bei Preisen und Texten mit Vorher und Nachher), und zwei Schaltflächen, «Confirmar» und «No». Erst beim Tippen auf «Confirmar» wird sie angewendet, und die Karte läuft nach 10 Minuten ab. Was keine Änderung ist (Abfragen, Berichte), verlangt nichts.

Geht es um Geld, eine Nachricht an einen Gast, eine Rechnung oder eine große Preisänderung, gibt es eine zweite Prüfung: Nach «Confirmar» kommt «Última comprobación» (letzte Prüfung) mit «Sí, aplicar» und «No».

Die PIN für Heikles

Manche Änderungen verlangen im Panel dein Passwort. Per WhatsApp verlangen sie deine 6-stellige PIN: Preise im Block, Saisons, Angebote, Regeln pro Kanal, Zahlungen, Korrekturrechnungen, Erstattungen über das Zahlungsportal und Garantiebelastungen. Nach «Sí, aplicar» sagt der Copilot «schick mir deine PIN»; du schickst sie und es wird angewendet.

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   Einmal festlegen

   Klicke in Configuración → Equipo y seguridad → Equipo unter «Tu móvil» auf «Poner PIN» und wähle 6 Ziffern (123456, 111111, Datumsangaben und Wiederholungen werden abgelehnt). Ändern oder Entfernen verlangt dein Panel-Passwort.

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   Schicken, wenn danach gefragt wird

   Nur die PIN, ohne weiteren Text. Die Nachricht wird nicht gespeichert: Im Verlauf bleibt ••••••.

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   Fünf Fehlversuche sperren sie

   Sie ist 30 Minuten gesperrt, der Copilot wendet nichts an und benachrichtigt dich per WhatsApp. Ohne gesetzte PIN sagt dir der Copilot, du sollst eine festlegen, und tut nichts.

Was nie per WhatsApp geht

• Übermittlungen an die AEAT (Verifactu) und Reisendenmeldungen an SES.Hospedajes: Das sind amtliche Vorgänge, die man am Bildschirm prüft.
• Zugänge und Team: Anlegen von Nutzern, Rollen, Module und die Domain der Website.
• Zugangsdaten und Verbindungen: Passwörter, Kanalschlüssel, Stripe und Zertifikate. Der Copilot sieht sie nicht und fragt nicht danach.
• Hoteldaten löschen (Website-Fotos, Verläufe, Kampagnenzeiträume …), Massenänderungen der Nachrichten-Einstellungen und Kampagnen an Gäste.
• Identitätsdaten von Gästen (Ausweis, Reisepass): Der Gast trägt sie über seinen Check-in-Link ein.

Berechtigungen pro Person

Jede Person im Team sieht und verlangt nur, was zu ihr gehört. Ihre Rolle setzt die Obergrenze und der Administrator kann darunter in Configuración → Equipo y seguridad → Equipo unter WhatsApp-«Permisos» Gruppen abschalten: abfragen, Buchungen anlegen, ändern, Preise, Gästen antworten, Betrieb (Housekeeping und Wartung), Finanzen, Website und Hotelprofil.

• Eine Zimmerfrau kann Zimmer als sauber markieren und eine Störung eröffnen, sieht aber weder Rechnungen noch Preise.
• Die Rezeption kann Buchungen abfragen, anlegen und ändern und antworten, ändert aber weder Website noch Hotelprofil.
• Wenn du etwas ohne Berechtigung verlangst, sagt der Copilot «frag den Hotel-Administrator» und tut nichts.
• Jede Person wählt ihre Hinweise (neue Buchung, Stornierung, Tagesübersicht) und ob sie per WhatsApp, per E-Mail oder auf beiden Wegen kommen.

Sprachnachrichten und Fotos

Eine Sprachnachricht funktioniert wie eine geschriebene (sie wird transkribiert), auch für Änderungen mit «Confirmar». Ein Foto kommt mit seinem Satz: «die Dusche in 204 tropft» eröffnet die Störung mit dem Foto, das privat ist und nie auf die Website gelangt; «leg dieses Foto in die Galerie der Website» lädt es nach «Confirmar» in die Galerie hoch und sagt, wohin es kommt.